Od stycznia 2019 r. krótsze przechowywanie akt pracowniczych. 10 zamiast 50 lat

KATEGORIA: GOSPODARKA / 13 grudnia 2018

Fot. pixabay.com

Ułatwienia, na które od dawna czekali przedsiębiorcy wejdą już od Nowego Roku. Po zmianach dotyczących okresu przechowywania akt pracowniczych pracodawcom ma być łatwiej przechowywać akta pracownicze pracowników i zleceniobiorców. Będą mogli też zdecydować, czy będą przechowywać i archiwizować dokumentację pracowniczą w formie papierowej czy elektronicznej.

- Mamy doświadczenia, że wieloletni pracownicy, którzy przechodzą na emeryturę mają ogromny kłopot z ustaleniem nie tylko okresu swojego zatrudnienia, ale przede wszystkim z ustaleniem wysokości osiąganych dochodów, a w konsekwencji do ustalenia prawidłowej wysokości otrzymywanego świadczenia emerytalnego czy rentowego. W związku z tym wydaje się, że cyfryzacja dokumentów i zebranie ich w jednej bazie, będzie w przyszłości stanowić gwarancję, że wszystkie te informacje o przepracowanym czasie i osiąganych dochodach będą dostępne i pozwolą prawidłowo ustalić przyszłe świadczenia - mówi Piotr Mulak z Państwowej Inspekcji Pracy Okręgowego Inspektoratu Pracy w Rzeszowie.

Prowadzenie dokumentacji pracowniczej należy do obowiązków każdego pracodawcy. W teczce pracownika znajdują się m.in. świadectwa pracy, dyplomy ukończonych uczelni czy zaświadczenia o ukończonych szkoleniach BHP. Do tej pory pracodawca był zobowiązany do przechowywania wszystkich tych dokumentów w wersji papierowej aż przez 50 lat. Od 1 stycznia 2019r. istnieje możliwość skrócenia tego okresu do 10 lat – dotyczy to osób zatrudnionych w latach 1999-2018. Dokumenty pracowników zatrudnionych po 2018 r. pracodawca ma obowiązek przechowywać tylko 10 lat.

Jeśli jednak zdecyduje się on skrócić czas przechowywania dokumentów swoich pracowników zatrudnionych w latach 1999-2018, musi złożyć oświadczenie (ZUS OSW) do ZUS o zamiarze przekazania raportów informacyjnych. Potem w ciągu roku przekazać do ZUS raport informacyjny (ZUS RIA) za każdego pracownika, którego w tych latach zatrudnił. Jeśli rozwiąże stosunek pracy z pracownikiem po 2018 r., musi przekazać do ZUS raport informacyjny wraz z dokumentem wyrejestrowującym z ubezpieczeń. Złożenie takiego oświadczenia jest dobrowolne. Pracodawca może złożyć je w wybranym przez siebie terminie.

Istnieje również możliwość wycofania złożonego oświadczenia, ale tylko zanim zostanie złożony pierwszy raport informacyjny. Jeśli takie oświadczenie zostanie wycofane jest to równoznaczne z rezygnacją ze skróconego okresu przechowywania akt pracowniczych. Oznacza to, że pracodawca zobowiązuje się do posiadania akt pracownika przez 50 lat.

Urszula Trzyna z Oddziału ZUS w Rzeszowie i Piotr Mulak z Państwowej Inspekcji Pracy OIP w Rzeszowie poinformowali o zmianach jakie wejdą od stycznia 2019 r.
Fot. Kamila Szeliga

Nowe dokumenty

Od stycznia 2019 r. pojawią się również nowe dokumenty, które pracodawcy będą musieli przekazywać do ZUS:

ZUS RPA czyli imienny raport miesięczny o przychodach i wykonywaniu pracy nauczycielskiej. Należy go przekazywać w komplecie rozliczeniowym, jeśli w danym miesiącu wypłacony zostaje przychód należny na inny rok kalendarzowy niż rok którego dotyczy raport RPA (np. trzynastka wypłacona za poprzedni rok). Raport zawiera informacje o składnikach wynagrodzenia niezbędnych do wyliczenia lub przeliczenia świadczenia. Należy podać w nim również okresy wykonywania pracy nauczycielskiej przez pracowników.

Zmienią się też dwa formularze rozliczeniowe:

ZUS DRA czyli deklaracja rozliczeniowa. Usunięty będzie blok dotyczący rozliczenia składek na ubezpieczenia społeczne oraz świadczeń podlegających rozliczeniu w ciężar składek na ubezpieczenia społeczne. Dodany zostanie blok, który dotyczy zestawienia należnych składek zwrotu lub zapłaty. W tym bloku należy rozliczać: składki na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne, składki na Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych i Fundusz Emerytur Pomostowych oraz wpłacone świadczenia niepodlegające rozliczeniu w ciężar składek na ubezpieczenia społeczne.

ZUS ZWUA czyli wyrejestrowanie z ubezpieczeń. Zostanie dodany nowy blok, który dotyczy rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy albo stosunku służbowego.

Jeśli pracodawca korzysta z programu kadrowo-płacowego, jest zobowiązany uaktualnić go o dane, które będzie przekazywał do ZUS zgodnie z nowymi przepisami.

Więcej informacji na stronie www.e-akta.gov.pl

Kamila Szeliga

Fot. Materiały prasowe

  

Redaktor naczelny: Barbara Kędzierska
Wydawca
"Siedem - Barbara Kędzierska"
PORTAL INFORMACJI I OPINII
✉ Adres do korespondencji
35-026 Rzeszów, ul. Reformacka 4