[GOSPODARKA] Od stycznia 2019 r. krótsze przechowywanie akt pracowniczych. 10 zamiast 50 lat

Od stycznia 2019 r. krótsze przechowywanie akt pracowniczych. 10 zamiast 50 lat

KATEGORIA: GOSPODARKA / 13 grudnia 2018

Ułatwienia, na które od dawna czekali przedsiębiorcy wejdą już od Nowego Roku. Po zmianach dotyczących okresu przechowywania akt pracowniczych pracodawcom ma być łatwiej przechowywać akta pracownicze pracowników i zleceniobiorców. Będą mogli też zdecydować, czy będą przechowywać i archiwizować dokumentację pracowniczą w formie papierowej czy elektronicznej.

- Mamy doświadczenia, że wieloletni pracownicy, którzy przechodzą na emeryturę mają ogromny kłopot z ustaleniem nie tylko okresu swojego zatrudnienia, ale przede wszystkim z ustaleniem wysokości osiąganych dochodów, a w konsekwencji do ustalenia prawidłowej wysokości otrzymywanego świadczenia emerytalnego czy rentowego. W związku z tym wydaje się, że cyfryzacja dokumentów i zebranie ich w jednej bazie, będzie w przyszłości stanowić gwarancję, że wszystkie te informacje o przepracowanym czasie i osiąganych dochodach będą dostępne i pozwolą prawidłowo ustalić przyszłe świadczenia - mówi Piotr Mulak z Państwowej Inspekcji Pracy Okręgowego Inspektoratu Pracy w Rzeszowie.

Prowadzenie dokumentacji pracowniczej należy do obowiązków każdego pracodawcy. W teczce pracownika znajdują się m.in. świadectwa pracy, dyplomy ukończonych uczelni czy zaświadczenia o ukończonych szkoleniach BHP. Do tej pory pracodawca był zobowiązany do przechowywania wszystkich tych dokumentów w wersji papierowej aż przez 50 lat. Od 1 stycznia 2019r. istnieje możliwość skrócenia tego okresu do 10 lat – dotyczy to osób zatrudnionych w latach 1999-2018. Dokumenty pracowników zatrudnionych po 2018 r. pracodawca ma obowiązek przechowywać tylko 10 lat.

Jeśli jednak zdecyduje się on skrócić czas przechowywania dokumentów swoich pracowników zatrudnionych w latach 1999-2018, musi złożyć oświadczenie (ZUS OSW) do ZUS o zamiarze przekazania raportów informacyjnych. Potem w ciągu roku przekazać do ZUS raport informacyjny (ZUS RIA) za każdego pracownika, którego w tych latach zatrudnił. Jeśli rozwiąże stosunek pracy z pracownikiem po 2018 r., musi przekazać do ZUS raport informacyjny wraz z dokumentem wyrejestrowującym z ubezpieczeń. Złożenie takiego oświadczenia jest dobrowolne. Pracodawca może złożyć je w wybranym przez siebie terminie.

Istnieje również możliwość wycofania złożonego oświadczenia, ale tylko zanim zostanie złożony pierwszy raport informacyjny. Jeśli takie oświadczenie zostanie wycofane jest to równoznaczne z rezygnacją ze skróconego okresu przechowywania akt pracowniczych. Oznacza to, że pracodawca zobowiązuje się do posiadania akt pracownika przez 50 lat.

Urszula Trzyna z Oddziału ZUS w Rzeszowie i Piotr Mulak z Państwowej Inspekcji Pracy OIP w Rzeszowie poinformowali o zmianach jakie wejdą od stycznia 2019 r.
Fot. Kamila Szeliga

Nowe dokumenty

Od stycznia 2019 r. pojawią się również nowe dokumenty, które pracodawcy będą musieli przekazywać do ZUS:

– ZUS RPA czyli imienny raport miesięczny o przychodach i wykonywaniu pracy nauczycielskiej. Należy go przekazywać w komplecie rozliczeniowym, jeśli w danym miesiącu wypłacony zostaje przychód należny na inny rok kalendarzowy niż rok którego dotyczy raport RPA (np. trzynastka wypłacona za poprzedni rok). Raport zawiera informacje o składnikach wynagrodzenia niezbędnych do wyliczenia lub przeliczenia świadczenia. Należy podać w nim również okresy wykonywania pracy nauczycielskiej przez pracowników.

Zmienią się też dwa formularze rozliczeniowe:

– ZUS DRA czyli deklaracja rozliczeniowa. Usunięty będzie blok dotyczący rozliczenia składek na ubezpieczenia społeczne oraz świadczeń podlegających rozliczeniu w ciężar składek na ubezpieczenia społeczne. Dodany zostanie blok, który dotyczy zestawienia należnych składek zwrotu lub zapłaty. W tym bloku należy rozliczać: składki na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne, składki na Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych i Fundusz Emerytur Pomostowych oraz wpłacone świadczenia niepodlegające rozliczeniu w ciężar składek na ubezpieczenia społeczne.

– ZUS ZWUA czyli wyrejestrowanie z ubezpieczeń. Zostanie dodany nowy blok, który dotyczy rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy albo stosunku służbowego.

Jeśli pracodawca korzysta z programu kadrowo-płacowego, jest zobowiązany uaktualnić go o dane, które będzie przekazywał do ZUS zgodnie z nowymi przepisami.

Więcej informacji na stronie www.e-akta.gov.pl

Kamila Szeliga